2015年9月15日
マイナンバー＊取扱規程
顧問先の皆さまのマイナンバーをお預かりできるよう
データの管理方法や備品、事務所のレイアウト変更等
弊社も環境面を整えているところです。
また、環境面と併せて、社内でマイナンバーをどう取り扱うか
例えば、
◇マイナンバーを集める際に留意することは何か
◇マイナンバーを提出したくない社員の方にはどう対応するのか
◇データで保管するのか、紙で保管するのか
◇マイナンバーの保管、廃棄する際の留意点 等々
といったルールを決めていく作業も進めております。
この社内でのマイナンバーの取り扱いを定めた規程を
「特定個人情報取扱規程」と言いますが
あらかじめ、この規程を定めておくと
いざ運用が始まった時にスムーズに対応できそうです。
そして、就業規則と整合性がとれているかも
同時に確認しておきたいところです。
主なところで、
◇入社時の提出書類にマイナンバーも追加
◇特定個人情報の保護に関する条文を挿入
◇マイナンバーを悪用した際に懲戒処分を適用できるよう
懲戒の事由に追加する 等々
という内容があげられますが
一緒に見直しされるとよいのではと思います。
また、マイナンバーはほとんど一人で管理されるという会社様には
このようなファイルを使った、紙ベースでの管理方法もご紹介しております。
＜マイナンバー取得・保管セット＞
どんな流れになっているのか、また次回以降にご紹介いたします。
Ｙ．Ｙ